Gestire i contenuti Web: Soluzioni CMS Enterprise
openshare
Route4Italia è l'azienda di Ivrea che sviluppa e commercializza openshare – direttamente e tramite una rete di partner –una famiglia di applicazioni web based per creare portali informativi orientati alla gestione e alla pubblicazione di documenti. La spiccata propensione alla gestione documentale è stata affiancata nella nuova versione 2.3 dall'introduzione dell'Information Portal Builder, che fornisce funzionalità specifiche per lo sviluppo di un portale, per organizzare, classificare e riutilizzare i contenuti informativi e per rafforzare i ruoli aziendali che contribuiscono alla creazione dei contenuti.
openshare è sviluppato per piattaforma Microsoft e può essere installato su Windows 2000/2003 o Advanced Server utilizzando database Microsoft SQL Server o Oracle Server. L'installazione su una macchina con tali requisiti avviene con facilità tramite il setup, scaricabile dal sito di Route4Italia per una prova gratuita di un mese. Il prossimo passo di Route4Italia sarà di riscrivere openshare in tecnologia .Net; già fin d'ora, comunque, un apposito modulo permette di sfruttare i vantaggi di Aspx. openshare è costituito dall'applicazione di base e da un insieme di moduli aggiuntivi che estendono le funzionalità della piattaforma:
- Workflow Manager: controlla e alla gestisce il ciclo di vita del documento;
- Document Profiler: permette di classificare i documenti da pubblicare associando classi e proprietà definite dall'utente. In questo modo è facilitata la ricerca, l'organizzazione e la modifica dei contenuti del sito;
- User Profiler: consente di personalizzare per utente o gruppi di utenti la navigazione e la visualizzazione dei contenuti del portale;
- Openboard: fornisce gli strumenti per promuovere la discussione sui contenuti pubblicati;
- Replica: permette agli amministratori di tenere aggiornata, su più web server, una copia intelligente del portale (o sezioni del portale) gestito da openshare.
È disponibile inoltre un Resource Kit, che racchiude due applicazioni client che estendono le funzioni di Microsoft Office nella gestione di documenti e consentono inoltre di trasferire con semplici operazioni le informazioni dal sistema locale a un portale.
Per quanto riguarda la gestione del contenuto informativo, openshare definisce un processo composto di sei fasi.
Sottomissione: gli utenti autorizzati possono sottoporre, redigere o rimuovere contenuti. openshare è in grado di conservare sia le versioni “private” sia quelle “pubbliche” di un documento. Gli utenti possono pubblicare in automatico un documento effettuandone la registrazione, oppure possono registrarlo come bozza e pubblicarlo solo quando è completato.
Classificazione: gli autori etichettano l'informazione mediante proprietà standard come titolo, descrizione, parola chiave ecc. Inoltre è possibile aggiungere altri "metadati" quali il nome dell'autore, la data di modifica e gli stili di presentazione.
Verifica e Approvazione: in questa fase, il contenuto è sottoposto a controlli formali per garantirne la conformità alle regole aziendale. Il contenuto deve essere esaminato e poi approvato dagli utenti responsabili; se non soddisfatti, i controllori e gli approvatori possono inserire nel contenuto note esplicative e re-inviare il contenuto all'autore perché lo riveda. Un meccanismo di notifica via e-mail ed eventualmente via sms permette la sincronizzazione di tutti gli utenti coinvolti nel processo.
Presentazione: la tecnica di presentazione del contenuto basata su template assicura un'organizzazione logica e un aspetto consistente, conforme alle guide line aziendali. Questo approccio consente agli autori di creare il materiale informativo usando le usuali applicazioni, mentre openshare si occupa di convertire il contenuto e di applicare i template di stile.
Distribuzione: il contenuto è pubblicato sul web e reso disponibile a tutti gli utenti a cui sono stati assegnati i permessi di accesso.
Staging e Produzione: gli amministratori del sito possono configurare openshare in modo da distribuire automaticamente il contenuto del portale una volta che la pubblicazione sia approvata. Per migliorare le performance, gli amministratori possono inoltre spostare il contenuto dal server di sviluppo a più server di destinazione.
Per quanto riguarda l'interfaccia di amministrazione è ben disegnata e semplice da utilizzare anche se non sfrutta appieno le nuove potenzialità delle applicazioni web.
Una caratteristica di openshare è di pubblicare documenti sul web convertendoli dal formato originario in file Html formattati secondo il template da applicare. openshare è in grado di “digerire” i principali formati di documenti, di fogli elettronici, di programmi di presentazione e di file di immagini e di grafica. Per ogni documento importato mantiene tutte le versioni fornitegli e in qualsiasi momento consente all'amministratore di decidere di riapplicare un template di presentazione per modificarne l'aspetto. Ovviamente è sempre possibile inserire un documento editandolo direttamente dall'editor di openshare.
Un apposito wizard aiuta l'amministratore a completare il proprio portale generando le form necessarie alla raccolta di dati. La generazione di form, anche se non richiede conoscenze di programmazione vera e propria, è in genere lasciata all'amministratore di sistema che si suppone abbia comunque un profilo tecnico.
L'impaginazione e la presentazione dei documenti del sito avviene come abbiamo visto mediante template, file Html che contengono specifici tag di openshare. I template possono riferirsi a cartelle o a documenti. I template di cartella permetto di definire la struttura della pagina e i relativi menu, quelli di tipo documento specificano invece come devono essere formattati i documenti convertiti in Html. La creazione dei template pur non essendo complessa deve essere fatta da utenti con conoscenze di Html e programmazione. Utile la possibilità di creare per ogni documento importato, indipendentemente dal formato di origine, la versione in pdf. Interessante anche il sistema di visualizzazione delle statistiche che permette di tener traccia non solo della navigazione effettuata dagli utenti finali ma anche di quello che viene fatto dai vari autori e amministratori.
Il prezzo di sicuro interesse e le spiccate caratteristiche di gestione documentale rendono openshare il prodotto ideale per chi debba costruire portali o intranet con notevoli quantità di documenti, anche eterogenei, da gestire.
openshare è un CMS orientato alla gestione dei documenti. Nell'immagine la gestione dei contenuti della home page.
L'amministratore di sistema può anche generare una seri di report statistici sull'utilizzo del sistema.
La gestione dei permessi e delle politiche di accesso permette di controllare sia la produzione sia la distribuzione dei documenti.
L'impaginazione del portale avviene tramite template che permettono di scegliere dove posizionare i vari elementi che andranno a comporre la pagina.
Pro
- Prezzo
- Ottima gestione documenti
Contro
- Mancano funzionalità comprese in altri CMS quali: forum, sondaggi, faq, news e calendari eventi
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roberto.ghislandi@webmarketinggarden.it
